KLACHTENPROCEDURE

JJC BV streeft inhoudelijke kwaliteit en een hoog niveau van dienstverlening na.

Feedback welke ontvangen wordt vanuit belanghebbenden geeft inzicht in verwachtingen, eisen en wensen waarmee verbeteringen kunnen worden ingezet.

Doelstelling

Al uw klachten worden uiterst serieus genomen en we doen ons uiterste best om weer aan uw verwachtingen te voldoen.

Toepassingsgebied

De procedure geldt voor alle klachten van belanghebbenden.

Uitvoering

Definitie klacht

Onder een klacht verstaan we een officiële uiting van ontevredenheid die middels de externe klachtenprocedure binnenkomt.

Definitie bezwaar

Bent u het niet eens met de afhandeling van een klacht dan kunt u hiervoor schriftelijk bezwaar indienen.

PROCEDURE BIJ KLACHTEN
  1. Klachten melden

    Een klacht kan worden ingediend per e-mail via privacy@bisdoss.nl

    Bij het indienen van een klacht dienen minimaal de volgende gegevens te worden vermeld:
  • Naam
  • Bedrijfsnaam
  • E-mailadres
  • De reden van de klacht
  1. Klachtenregistratie

    Alle klachten worden geregistreerd in het klachtenregister.

  1. Klachtenafhandeling

    Er zal een persoon worden benoemd die verantwoordelijk is voor de afhandeling van de klacht.

  1. Reactie op klacht

    Uiterlijk binnen vijf werkdagen ontvangt u een ontvangstbevestiging van uw klacht.

  2. Nemen van maatregelen

    De persoon die verantwoordelijk is voor de afhandeling van de klacht (die niet bij de casus betrokken is geweest) zal zorgdragen dat een analyse van de klacht plaatsvindt en op basis daarvan besluiten of een onmiddellijke of correctieve maatregel noodzakelijk is. Als dit het geval is, ook geïmplementeerd wordt.

  3. Schriftelijke beslissing

    De functionaris beveiligingsbeleid stuurt een schriftelijke beantwoording van de klacht, met hierin de uitkomst van het onderzoek en de eventuele maatregelen. Als de klacht niet naar u tevredenheid is afgehandeld, dan kunt u hiertegen een bezwaar indienen (zie hieronder procedure voor bezwaren).


PROCEDURE VOOR BEZWAREN

Wanneer een belanghebbende het niet eens is met de afhandeling van geregistreerde klachten, kan er een schriftelijk bezwaar worden ingediend via privacy@bisdoss.nl. Het volgende is dan van toepassing:

  1. Bezwaren melden
    Bij het indienen van een bezwaar dienen minimaal de volgende gegevens te worden vermeld:
  • Naam
  • Bedrijfsnaam
  • E-mailadres
  • De reden van het bezwaar
  1. Registratie
    Alle bezwaren worden geregistreerd.
  1. Afhandeling

    Er zal een persoon worden benoemd die verantwoordelijk is voor de afhandeling van het bezwaar. Deze persoon mag niet eerder betrokken zijn in de besluitvorming rondom de kwestie.

  1. Reactie op bezwaar
    U ontvangt een ontvangstbevestiging van uw bezwaar.
  1. Schriftelijke beslissing

    De persoon die verantwoordelijk is voor de afhandeling van het bezwaar informeert u schriftelijk over de uitkomst/beslissing naar aanleiding van uw bezwaar.

Document-ID
ISMS-5-37-1

Versie
1

Datum
05-07-2025